Chaque pièce est nommée selon votre convention, rangée au bon endroit et rattachée au bon dossier dès son arrivée. Votre arborescence ne bouge pas.
Le document arrive — par e-mail, par scanner, par dépôt. Il faut l'ouvrir pour savoir ce que c'est, le renommer selon la convention maison, choisir le bon dossier, le déplacer, et parfois noter quelque part qu'il est bien arrivé.
Chacune de ces manipulations prend quelques secondes. Multipliées par le volume d'un mois, elles occupent une demi-journée — et cette demi-journée n'apparaît nulle part dans votre planning.
par mois, pour un volume courant de dossiers administratifs.
Le coût réel n'est pas seulement ce temps. C'est le document rangé au mauvais endroit un jour de rush, celui qu'on cherche pendant vingt minutes six mois plus tard, et le fait que l'organisation du classement ne tienne que parce qu'une personne s'y astreint.
Elle lit le document pour identifier ce qu'il est — facture, attestation, contrat, justificatif — et à quel dossier il se rattache.
Elle le renomme selon votre convention exacte, la même que vous appliquez aujourd'hui à la main, et le dépose dans le dossier correspondant de votre arborescence existante.
Quand elle hésite, elle ne devine pas : le document part dans une file d'attente, avec sa proposition de classement, et c'est vous qui tranchez. Rien n'est déplacé définitivement sans qu'une décision ait été prise.
Après 20 ans passés dans l'administratif, je pars toujours de votre convention de nommage existante — jamais d'une nouvelle qu'il faudrait faire adopter à toute l'équipe.
Pièce jointe, scan, ou dépôt dans un dossier d'entrée. La source est celle que vous utilisez déjà.
Facture, attestation, contrat, justificatif : les catégories sont les vôtres, pas des catégories standard.
Selon votre convention exacte — date, type, tiers, référence, dans l'ordre que vous utilisez.
S'il n'y a aucun doute, il part au bon endroit. Sinon, il vous est présenté avec une proposition.
Quelques documents par semaine, pas cent. Chaque arbitrage améliore les suivants.
Un avis ou un cas client n'est publié ici qu'après validation écrite de la personne concernée. Aucun exemple n'est inventé pour remplir la page. Le cas documenté le plus proche est l'extraction de factures dans le BTP, qui traite les mêmes documents en amont du classement.
Drive, SharePoint, votre serveur de fichiers : rien à remplacer.
Le classement suit votre organisation actuelle, pas une nouvelle.
Les cas incertains vous reviennent. L'application ne devine jamais.
Personne n'est remplacé. Vos collaborateurs cessent de ranger, pas d'organiser.
Pour automatiser le classement d'un flux de documents, de son arrivée jusqu'à son rangement.
Les abonnements aux outils ne sont pas inclus. Ils restent à votre nom, afin que vous conserviez la propriété de vos comptes, de vos données et de vos applications.
Dix questions, moins de cinq minutes. Vous repartez avec une offre chiffrée, pas avec un score.